Você já se perguntou se precisa guardar o DANFE depois de emitir ou receber uma nota fiscal? Essa é uma dúvida super comum, principalmente entre empreendedores, contadores, comerciantes e até consumidores que lidam frequentemente com documentos fiscais.
Entender quais documentos fiscais devem ser arquivados, por quanto tempo e de que forma é essencial para evitar dores de cabeça com o fisco, garantir segurança nas transações e estar dentro da lei.
Neste artigo, você vai descobrir, de forma simples e clara, se precisa guardar o DANFE consulta, qual a diferença dele para a nota fiscal eletrônica (NF-e) e quais documentos fiscais são obrigatórios por lei. Acompanhe até o final para entender como se organizar de forma eficiente e evitar problemas futuros.
Índice do Conteúdo
O que é o DANFE e qual sua função?
Antes de tudo, é fundamental entender exatamente o que é o DANFE. A sigla significa Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica. Basicamente, ele é uma representação gráfica da NF-e, ou seja, uma versão impressa ou digital que traz as principais informações da nota fiscal, além de um QR Code ou código de barras que permite acessar e validar a NF-e diretamente no site da Secretaria da Fazenda.
O DANFE não substitui a NF-e. Ele serve como um documento de apoio, utilizado principalmente para acompanhar mercadorias em trânsito, facilitar consultas e auxiliar no processo de conferência de cargas, entregas e recebimentos. No DANFE, constam dados como:
- Chave de acesso da NF-e
- Dados do emitente e destinatário
- Descrição dos produtos ou serviços
- Informações sobre impostos
- Valor total da nota
- QR Code para consulta rápida
Portanto, o DANFE tem uma função prática, mas não possui validade jurídica igual à nota fiscal eletrônica. A NF-e é o documento oficial, armazenado digitalmente e assinado eletronicamente.
É obrigatório guardar o DANFE?
Agora vem a pergunta que não quer calar: precisa guardar o DANFE? A resposta varia de acordo com a situação.
Se você é o emitente, ou seja, quem vendeu ou prestou o serviço, não é obrigatório guardar o DANFE físico ou digital. O que realmente importa é o arquivo XML da NF-e, que é o documento oficial validado pela Receita Federal. Esse sim, deve ser armazenado por, no mínimo, cinco anos mais o ano vigente, conforme determina a legislação fiscal brasileira.
Por outro lado, o DANFE tem sua importância no momento do transporte da mercadoria. Ele deve acompanhar o produto até o destino, seja impresso ou em formato digital (em alguns casos específicos). Após o recebimento, o cliente ou o próprio emitente não tem, legalmente, obrigação de manter o DANFE, mas muitas empresas optam por guardar temporariamente como controle interno, conferência ou backup operacional.
Se você é o destinatário, ou seja, quem comprou, a regra é parecida: o DANFE serve para conferência no recebimento, mas o documento fiscal obrigatório a ser armazenado também é o XML da NF-e. É com esse arquivo que você comprova a operação, seja para questões contábeis, garantia de produtos, processos judiciais ou fiscalização.
Quais documentos fiscais são obrigatórios por lei?
Além da dúvida se precisa guardar o DANFE, é essencial entender quais documentos fiscais devem ser armazenados para manter sua empresa dentro da legalidade. Veja os principais:
1. XML da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)
É o documento fiscal oficial. Ele possui validade jurídica, pois contém a assinatura digital do emissor e autorização da Secretaria da Fazenda (SEFAZ). Empresas, tanto emissores quanto destinatários, devem armazenar esse arquivo por cinco anos mais o ano corrente.
2. CT-e (Conhecimento de Transporte Eletrônico)
Usado em operações de transporte de cargas. Assim como a NF-e, deve ser arquivado no formato XML pelo mesmo período.
3. NFC-e (Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica)
É a nota fiscal utilizada no varejo, no ponto de venda. Aqui também, o armazenamento do XML é obrigatório por cinco anos.
4. MDF-e (Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais)
Documento que reúne CT-es e NF-es em transporte de cargas. Exige o mesmo prazo de guarda.
5. SPED Fiscal e Contábil
Os arquivos digitais do SPED também fazem parte dos documentos que devem ser arquivados, com os mesmos prazos fiscais.
6. Livros Contábeis e Fiscais Digitalizados
Mesmo que sejam gerados eletronicamente, eles têm obrigatoriedade de arquivamento para apresentação em fiscalizações.
Quais os riscos de não guardar os documentos fiscais?
Talvez você esteja se perguntando: “O que acontece se eu não guardar os documentos fiscais, especialmente o XML das notas?”
Os riscos são muitos e podem gerar dores de cabeça sérias, como:
- Multas: A legislação fiscal prevê penalidades para quem não mantém os documentos fiscais armazenados corretamente. As multas podem ser aplicadas por nota ausente ou por descumprimento generalizado.
- Problemas na contabilidade: Sem os documentos, fica difícil fechar balanços, prestar contas ao governo e manter a escrituração contábil correta.
- Impossibilidade de defesa: Caso haja uma fiscalização, uma ação judicial ou mesmo uma contestação de cliente, você pode ficar sem provas da operação.
- Perda de garantia e suporte: Sem a nota fiscal (XML), clientes podem perder a garantia de produtos ou ter dificuldades em solicitar assistência técnica.
- Problemas com fornecedores: Empresas que não mantêm o histórico das NF-es podem ter dificuldade em rastrear operações, resolver problemas de entrega ou divergências comerciais.
Por isso, negligenciar o armazenamento dos documentos fiscais não é uma boa ideia, mesmo que o DANFE, por si só, não seja obrigatório a longo prazo.
Como armazenar corretamente os documentos fiscais?
Agora que você já sabe que o DANFE não é obrigatório, mas o XML sim, surge outra dúvida comum: como armazenar os documentos fiscais de forma segura e eficiente?
Aqui vão algumas dicas práticas:
1. Armazenamento digital organizado
Crie uma pasta digital estruturada no seu computador, em servidores próprios ou na nuvem. Organize por ano, mês e CNPJ, tanto de emitentes quanto de destinatários.
2. Sistemas de gestão de documentos fiscais (DANFE/XML)
Existem softwares especializados que fazem a importação automática dos XMLs, tanto emitidos quanto recebidos. Esses sistemas ainda monitoram a validade, conferem autorização na SEFAZ e organizam os documentos.
3. Backup constante
Seja qual for o seu sistema de armazenamento, tenha sempre uma rotina de backups em locais diferentes, para evitar perda de dados em caso de problemas técnicos.
4. Integração com contador
Mantenha seu contador informado e, se possível, com acesso direto aos documentos fiscais. Isso agiliza processos contábeis e evita retrabalhos.
5. Controle de prazos
Crie lembretes e controles para garantir que os documentos sejam mantidos durante todo o período obrigatório. Após esse prazo, você pode excluir se desejar.
Conclusão: Afinal, precisa guardar o DANFE?
Para fechar, a resposta direta é: não, não é obrigatório guardar o DANFE, seja físico ou digital, após a finalização do transporte ou da conferência do produto. No entanto, o documento essencial, que deve ser armazenado por todos — sejam empresas, emissores ou destinatários — é o arquivo XML da NF-e, além de outros documentos fiscais eletrônicos, como CT-e, MDF-e e NFC-e.
Manter esses documentos organizados, armazenados corretamente e dentro dos prazos legais não só evita multas e problemas com o fisco, como também traz mais segurança e tranquilidade para as operações da sua empresa. Portanto, se você ainda não dá a devida atenção se precisa guardar o DANFE ou outro assunto relacionado, esse é o momento certo para se organizar.
Se você gostou deste conteúdo e quer continuar aprendendo mais sobre obrigações fiscais, documentos eletrônicos e gestão empresarial, fique atento às próximas publicações. Afinal, informação e organização são os melhores aliados de quem quer empreender de forma segura e sem surpresas!
